ערימת מסמכי נהלים

נהלים על גבי נהלים - לשם מה זה נחוץ לנו?

עמותות רבות קמו במקור כהתארגנות של כמה עובדים / מתנדבים בודדים ועם הזמן צמחו לארגונים גדולים מבחינת כמות העובדים, פריסה גיאוגרפית רחבה יותר בה מתקיימת פעילות הארגון, גידול במספר הסניפים של העמותה וכן גידול באוכלוסיית מקבלי השירותים שמספק הארגון. כל הללו, קשורים גם בהגדלת התקציב השנתי וצורך בגידול הפעילויות לפיתוח משאבים לעמותה.

אז עם הכול מתרחב וגדל הדבר מעיד על סימן חיובי, מה הבעיה? הבעיה מתחילה להתעורר כשמנסים לנהל ארגון גדול בכלים ניהוליים שהיו נכונים לימי בראשית, אפשר לקרוא להם "ימי הסטארט אפ"…
לא מעט מארגוני המגזר השלישי רואים עצמם כסטארט אפ חברתי וחלקם אכן מתרחבים בעשייתם ובהיקפם לאורך הזמן. בנקודה זו מגיע הזמן להתחיל לחשוב ולבחון את נושא הנהלים בארגון. אצל חלק מאיתנו המילה נהלים מעוררת אוטומטית אי נוחות וסלידה מבירוקרטיה. אצל חלק אחר נהלים דווקא מייצרים סדר, בטחון ונוחות. ההבדל אגב נובע הן מטיפוסי אישיות שונים והן מהתנסות תעסוקתית בתרבות ארגונית כזו או אחרת. לדוגמא, עמותות הינן גופים בעלות תרבות של אמון, ערכים, אידיאולוגיה והגשמה עצמית. רבות מהמשרות בתוך המגזר השלישי הינן משרות אמון אשר קשה להגדירן בשעות פעילות ברורות ובגבולות אחריות נוקשים. על כן, באם נרצה להטמיע נהלים בתוך עמותה – אנו עשויים להיתקל בהתנגדויות ובאנטגוניזם על הניסיון להכניס גבולות נוקשים לתחום בעל גבולות "רכים", מטושטשים ועשייה בשם הערכיות, ומכאן שעלול להיווצר חיכוך במפגש בין שני הללו.

נתחיל בדוגמא להמחשה: אם כשהיינו 3 עובדים בארגון רשמנו לעצמנו דיווח שעות על דף בצד ושמרנו בקלסר "לעת הצורך" אם ישאלו בהנהלת חשבונות (וזה עוד במקרה הטוב שמישהו בכלל ערך איזשהו רישום אחר שעות עבודה), הרי שעם גדילת כוח האדם בארגון מומלץ לנהל את דיווחי השעות על מערכת ממוחשבת שנותנת מענה גם להיבטים לגאליים בניהול משאבי אנוש כמו מעקב אחרי שעות נוספות.

אז מה עושים?

נהלים הינה שיטה טובה באמצעותה ניתן להכתיב סגנון עבודה בארגון. מערכת הנהלים תומכת בהשגת המטרות הבאות: שיפור תהליכים ושיטות, הנחיית עובדים, מעקב אחר ניהול תקין ויצירת מסגרת אחידה ונגישה של התנהלות העמותה . מטרת הנהלים הינה הסדרת תהליכים, הגדרת מדיניות הארגון ושימור ידע פנים ארגוני בצורה כזאת שתימנע טעויות ותפתח את הארגון.הנהלים נותנים לעובד מידע לגביי בעל התפקיד המחזיק באחריות כזאת או אחרת.בראיית מאקרו של הארגון, נהלי עבודה הם בסיס לתפקוד בהיר, אחיד ואפקטיבי של הארגון. נהלים תכליתיים, קריאים ולא מסורבלים תורמים להתנהלות יומיומית שקולה ובעלת קווים מנחים ולא בצורה של "כיבוי שריפות", הם משמשים ככלי בידי הנהלת הארגון לתיעוד הידע הארגוני שנצבר לאורך השנים, מה שמונע מהעובדים לחזור על טעויות שהתרחשו בעבר.

מהו נוהל טוב?

נוהל המבטא בצורה ברורה מהו התהליך, מהי השיטה לביצוע התהליך, מיהם בעלי האחריות לביצוע ומהי חלוקת העבודה ביניהם. נוהל טוב ייתן מענה לסוגיות יומיומיות שעולות בטיפול במשאב האנושי בארגון תוך שהוא מאפשר במידת הצורך גם גמישות בפתרון למקרים חריגים היוצאים מן הכלל. נהליםנמצאיםבכלתחוםשהעובדיםנדרשיםלשיקולדעתובכלתהליךשעוסקבאנשיםומצריך מסגרתעבודהמחייבת.הנהלים מספקים לעובד כלי לקבלת מידע על שיטות העבודה בארגון, הם עונים לו על שאלות העשויות להתעורר בשגרת העבודה ומספקות לו הנחיה והדרכה בעת הצורך ועל כן, הנהלים חייבים להיכנס אל תוך מערכת ממוחשבת ולהתעדכן מעת לעת, אם הם אינם ברורים להבנה ונגישים לכלל הארגון, סופו של התהליך שאינו יהיה מיושם בפועל ויעשה לחינם (אורי, 1994).

במפגשי הליווי המקצועיים שלנו במתאם עם עמותות שונות אנחנו נתקלים בקשת רחבה של ארגונים הנמצאים בשלבי התפתחות שונים. ככלל, המלצתנו המקצועית היא לאמץ לתוך יחידת משאבי האנוש נהלים שונים, חלקם קריטיים והאחרים בגדר המלצה. אנו ממליצים לייצר תהליכים מסודרים וברורים בעמותה, לייצר הגדרת סמכויות ותחומי אחריות שוטפת, לדאוג להדרכה ורענון נהלים מידי שנה (בדיקת הרלוונטיות של הנהלים הישנים והכנסת נהלים חדשים בעת הצורך) וכן לייצר בקרה מתמדת על ניהול ידע ארגוני הנעשה באופן דיווחי מלא ומונע מטעויות לחזור על עצמן פעם נוספת.

אז מהיכן כדאי להתחיל?

תחילה יש ליצור רשימת נהלים, אספו ממקורות מידע שונים העשויים להכיל נהלים דומים (לדוגמא, עמותה תחפש אחר נהלים המאפיינים עמותות אחרות מקבילות אליה) כתבו רשימה של נהלים אופציונאליים, נסו להוסיף נהלים המאפיינים את העמותה שלכם ולא נמצאים ברשימה שאספתם עד כה ואז השמיטו את הנהלים שאינם רלוונטיים. שימו לב, סביר כי במהלך עבודתכם, יתווספו עוד ועוד נהלים תוך כדי כתיבה. לבסוף תקבלו רשימת נהלים אשר מטרתה לאפיין את נהלי הארגון.הצעד הבא הוא בחירת האנשים במחלקת משאבי אנוש של העמותה אשר יהיו אמונים על כתיבת הנהלים. יש להדריך אותם לכך בעת הצורך ולהקפיד לכתוב את הנהלים בסטנדרט קבוע, לפרט את תהליכי העבודה באופן שיהיה ברור לכלל העובדים ושלא ישתמע לשתי פנים. יש לפרסם את הנהלים באופן כזה שיהיו גלויים לכלל הארגון. הצעד הבא והקריטי ביותר לתהליך הוא יישום הנהלים בפועל! העובדה שיש נוהל כתוב אינה מעידה על כך שיש משהוא שאמון על אכיפתו, הנהלים נכתבו בכדי לייעל ולשפר תהליכים ארגוניים ולכן חשוב מאוד לעשות בהם שימוש ולנהוג לפיהם, על מנת להשרישם בארגון.במידה והעמותה מחולקת לעובדים שונים המאופיינים בסגנון עבודה שונה ואופיי ייחודי לתפקידם – ניתן לשקול חוברת נהלים כללית המסבירה את הנהלים והזכויות הנוגעים לכלל עובדי הארגון ובנוסף, חוברת נהלים המותאמת לאופיו המיוחד של התפקיד המצריך התאמת נהלים עבורו במיוחד.

דוגמאות לנהלים חשובים במחלקת משאבי אנוש בארגון:

נוהל חופשות – הנוהל יכלול התייחסות להבדל בין חופשה בתשלום לחופשה ללא תשלום, הנוהל יפרט מי רשאי לקחת חופשה ללא תשלום (חל"ת) ולמשך כמה זמן. הנוהל יפרט גם מי רשאי לאשר יציאה לחל"ת, מי האחראי לעדכן בנושא והיכן יש לעדכן זאת.

נוהל קליטת עובד – הנוהל יכלול התייחסות לתהליך שעובר עובד חדש בעת קליטתו לארגון. הנוהל יפרט מהם המסמכים עליהם העובד חותם מול הארגון (חוזה העסקה, חתימה על ציוד במידה ורלוונטי) ההדרכות שעל העובד לעבור ואת האחראי לביצוע ולמעקב בנושא.          

נוהל סיום העסקה – הנוהל יכלול התייחסות לכל השלבים אותם יש לוודא לפני החלטה על פיטורין, מי עורך שימוע וכיצד, מהו משך ההודעה המוקדמת שניתן לעובד אשר מתפטר ולעובד אשר מפוטר.

לסיכום, יש לזכור כי תהליך כתיבת הנהלים הינו תהליך מורכב אשר לוקח זמן רב אך קריטי לעתיד העמותה. תהליך זה הינו השקעה משתלמת לטווח ארוך המאפשר מניעה של טעויות המבזבזות זמן יקר או משאבים כלכליים.ארגון שמשכיל לכלול ביומיום נהלי משאבי אנוש ברורים, המפורסמים ברבים ומיושמים בארגון מבטיח לעצמו אומדני השוואה ועוגני התייחסות קבועים ומדידים, מפחית סרבול בתהליכי קבלת החלטות בסוגיות שונות ועובד בצורה אפקטיבית יותר בהתייחס לפן של ניהול המשאב האנושי.

אנחנו מאחלים לכם בהצלחה ועומדים לשירותכם לשאלות וסיוע בתחום זה ובתחומים נוספים!

אורי, א. "אבטחת איכות במערכת הנהלים", ניהול, (1994).

טלפון:03-3730090/1/2  |    office@mitam-hr.org  |

מאמרים ושירותי מתאם