תמונה של מסמך  שיחת משוב

כל מה שרצית לדעת על שיחת משוב

שיחת המשוב, במה מדובר, לשם מה צריך וכיצד לבצעה בצורה אפקטיבית?

כיום ארגונים רבים מקיימים שיחות הערכה ומשוב אך, נותרו עוד מספר ארגונים בהם כלי זה אינו קיים או אלו בהם שיחת המשוב נשארה בגדר "נוהל עבודה" בלבד שאינו מובא מהכורח אל הפועל.

משיחות שערכנו עם עובדים מצאנו כי עולה צורך רב בשיחת משוב עבורם, העובד חש כי הוא מקבל פידבקים באופן רנדומאלי ולא עקבי וכי לא קיימת מסגרת מובנית בה הוא יצליח לקבל תמונת מצב ברורה על הנקודות ההחזקות שלו כעובד וגם על אלו הטעונות שיפור, מה גם כי העובדים רוצים לזכות בהערכה על השקעתם בעבודה. המשוב חשוב והכרחי גם עבור המנהל המצפה מהעובד לרמת ביצועים מסוימים ועלול להתאכזב ואף לכעוס כאשר העובד אינו עומד בהם, אפילו אם העובד אינו מודה לציפיות מנהלו.

יש בכוחה של שיחת המשוב למנוע מצבי אי וודאות ולהציב מטרות ויעדים ברורים לעשייה אפקטיבית יותר.

מהו משוב?

שיחתהמשובהינהדיאלוגמובנהביןהמנהלהישיר(המעריך) לעובד (המוערך)ובה המנהל מציגאתהערכתובכלהקשורלתפקודולביצועשל המוערךבמהלךהשנההחולפתולאחר מכן,מציג העובדאתהתייחסותו להערכה. מטרתו של המשוב היא תחילתו של דיבוב. הבעיה היא היעדר דיאלוג ולכן, הנחת העבודה של המשוב היא לאפשר דיאלוג בין שני אנשים. שיחת משוב מוצלחת הינה שיחה בה המנהל הישיר מביע את הערכותיו לעובד באווירה עניינית ומאפשר לעובד להתייחס לדברים 2004) , (Locke & Lathem.

בסוף שיחת המשוב יש לערוך סיכום לגביי תוכן הדברים שנאמרו בשיחה והתכנון העתידי שיעלה בעקבותיהם ולוודא את בהירותם ומובנותם לשני הצדדים הלוקחים בו חלק.

במגזר השלישי תהליכי המישוב מקבלים אופי שונה משאר המגזרים, בהם תהליך הערכה ומישוב הינו תהליך מובנה, מורכב, מתנהל בתדירות קבועה לרוב ומתועד במערכות ממוחשבות המאפשרות ניתוח והסקת מסקנות. לעומת זאת, תהליך המישוב בעמותות לרוב מועבר בדרך של שיחות, אינו מיושם בתדירות קבועה ומתבצע פחות על פי כללים מוקפדים ומובנים מראש. משמעות נוספת לקיומו של משוב במגזר העסקי היא כי לרוב הוא מתייחס לנושא של העלאת שכר עבור העובד, גם חלק זה שונה במגזר השלישי כאשר שכר העובד הינו סטאטי, אינו מבוסס על רווחים ותקציב העמותה נקבע מראש לשנה ועל כן, במגזר זה, אין למשוב כל השפעה על שכרו של העובד.

לשם מה נחוץ המשוב?

המשוב הכרחי על מנת להעריךאתרמתהתפקודוהביצועשלהעובד, לאפשר דיאלוג מובנה וישיר עם העובד אשר מייצר תמונה ברורה על המצב הנוכחי ולעצב המשך תפקוד וביצוע עתידיים. המשוב הניתן לעובד מגביר את האפקטיביות והבהירות של התקשורת ועשוי לתרום לו לשיפור תפקודו וביצועיו ולסייע לו ברעיונות ופתרונות להקל על ביצוע המטלות והמשימות העומדות בפניו

(blake & mouton, 1964). מתן משוב לעובד מסייע בחיזוק הקשר ויחסי האמון בין המנהל הישיר לעובד, תורם בהגברת המוטיבציה של העובד, מהווה כלי תכנון בניהול ופיתוח מחלקת מש"א ומוביל להישגיות גבוהה יותר בקרב הארגון.

כיצד ניתן משוב באופן שיהיה אפקטיבי?

רצוי לתאם עם העובד את שיחת המשוב מבעוד מועד על מנת לאפשר לו להיערך לשיחה זאת מראש. את המשוב יש להתחיל במעבר על הנקודות החזקות של העובד ואז לעבור לנקודות הטעונות שיפור. יש לזכור כי המטרה העיקרית של מתן המשוב הינה כוונה לעזרה ולכן על המנהל מוטלת האחריות לבדוק עצמו לפני מתן המשוב ולהבטיח כי במתן המשוב לא מעורבות סיבות אחרות מלבד הרצון לעזור לעובד לשפר ולהשתפר, יש לשים לב כי אנו רוצים לשנות התנהגויות מסוימות ולא את העובד עצמו ואם השינוי מכוון להתנהגות – זהו בסיס מוצק ובריא לאפשר דיאלוג ולסיום, על המשוב להיות מורכב מהערות קונקרטיות המתייחסות לדברים ברי לשינוי ולוודא בהירותו בפני העובד.

לסיכום, מתן משוב הינו תהליך המצריך זמן יקר אך יש לזכור כי שיחת המשוב עשויה לתרום לעובד, למנהל ולארגון כולו. אנו רוצים לשמר עובדים מצוינים ולחזק את אלו שיצטיינו בעתיד, נסה והיווכח..

ההשקעה משתלמת!!

Locke, E.A. & Lathem, G.P (2004).What Should We Do About Motivation Theory? Six Recommedations For The Twenty-First Century. Academy of Management Review, 2004, Vol. 29, No. 3, 388-403

טלפון:03-3730090/1/2  |    office@mitam-hr.org  |

מאמרים ושירותי מתאם