מנהלת יושבת ליד שולחן ומסבירה על תהליך

כיום ארגונים מתמודדים עם ריבוי מטלות כשגרה ומנהלים רבים שואלים עצמם :"כיצד אצליח לעמוד בעומס?

ניתן היה לחשוב כי פעולה כה שכיחה כמו האצלת סמכויות תהיה פשוטה לביצוע הלכה למעשה, אך בשנים האחרונות אנו מזהים תחושות תסכול של מנהלים המתעוררות עקב האחריות הרבה המוטלת עליהם וקוצר הזמן בו עליהם להתנהל. המנהלים אינם מנצלים את פוטנציאל הצוות שקיים תחתיהם בטענה כי אין בידיהם את הזמן להכשיר את העובד.

כמה פעמים חשבת : "העובדה שיש לי יותר עובדים אמורה לסייע לי ולהפחית ממני את העומס, אך במקום זאת, אני מוצא את עצמי חסר אונים בין ריבוי הדברים שעלי לעשות וקוצר הזמן העומד מנגד?!" נשמע מוכר? במאמר זה נציג בפנייך את היתרונות להאצלת סמכויות ומספר טיפים להטמעת תהליך זה באופן אפקטיבי ויעיל.

תחילה נסביר כי האצלת סמכויות הינו תהליך מכוון שמטרתו לפתח ולאפשר לעובד מימוש פוטנציאל אישי וגדילה והפחתת העומס באמצעות האצלת כוח, על ידי כך שהמנהל מעביר חלק מהאחריות והסמכות לעובד.

House & Mitchell (2001), הציגו את מודל "נתיב המטרה" המסביר כי הדרך האפקטיבית למלא את תפקיד המנהל היא להניע את הצוות עליו הוא אמון באמצעות העברת תחומי אחריות, אימון ותמיכה, ובכך הוא יספק את צורכי הצוות ובנוסף, יגרום לעלייה באיכות התוצאות תוך קיצור זמן הביצוע. אז מדוע האצלת סמכויות לא מתרחשת בפועל? תחילה, מנהלים רבים מעידים כי הצורך להכשיר עובד ולהסביר לו כיצד לבצע את העבודה יגזלו מהמנהל זמן רב, זמן בו המנהל היה מבצע את המשימה בעצמו, מה שעלול להוביל לתחושות של חוסר סבלנות מצד המנהל. בנוסף, קיים החשש כי חלוקת הסמכויות עשויה להביא לתוצאות נמוכות מאלו שהיו מתקבלות באם המנהל היה מבצע את המשימה, מה שעשוי להעמיד בסכנה את ביצוע המטלה הארגונית או את המנהל האחראי לה באופן אישי. חשש אחר נקשר לכך שראיית העובד לגביי כלל המערכת עשויה להיות חלקית וחסרה, מה שעשוי להקשות עליו לקחת בחשבון את כלל המשתנים ולבחור בהחלטה המתאימה כאשר למולו, עומדת טובת הארגון. אז מדוע כדאי בכל זאת כדאי להאציל סמכויות? Bass בספרו ""Leadership and Performance (1985) חקר את "המנהיגות המעצבת" ומצא כי המנהיג המעצב מניע מונהגים על ידי כריזמה, גירוי אינטלקטואלי, העברת אחריות, ביטחון ואמון בביצועי הצוות והתחשבות בפרט. האצלת סמכויות בצורה אפקטיבית יכולה למנף את המנהל ולהביא לעלייה ברווחי הארגון. המנהל מחויב להכשיר את העובד באמצעות מתן כלים ולימוד הדרגתי, לקראת מצבים ותפקידים חדשים שיזדמנו כתוצאה מהשינוי. העובד מצידו, מחויב ללמידה וליצירת קרקע פורייה להתנסויות חדשות ומעשירות, בין אם מדובר בביצוע משימות, ובין אם ניתנת לעובד הסמכות לקבלת החלטות. תחושת הבעלות על המשימה שחש כעת העובד מגדילה אצלו את טווח האחריות כלפיי מנהלו וכלפיי המשימה.התהליך מאפשר העצמה ומפתח את עובדים. הזדמנות זאת מאפשרת גם התפתחות למנהל אשר כעת יכול להציב לעצמו ציפיות חדשות, לעסוק בתחומים הנמצאים בראש סדר העדיפויות ולפנות עבורו זמן לחשיבה ותכנון אשר עשויים לפתח ולהעצים את הארגון לטווח הארוך - אז בעצם, כולם מרוויחים, העובד מועצם והמנהל מקטין לעצמו את עומס העבודה ועוסק כעת בחשיבה ופעולות ניהוליות ומערכתיות ומפחית עשייה במטלות ממוקדות.

אז כיצד לקיים האצלת סמכויות באופן אפקטיבי?
לפנייך מספר טיפים שעשויים לעזור:

  יש להגדיר את התוצאות הרצויות שאתה כמנהל מעוניין לקבל – בלי הגדרה מדויקת של היעד שאליו אנחנו רוצים להגיע אליו יהיה קשה מאוד לכוון אחרים להגיע אל אותם יעדים.

  כמו בתכנון של כל יעד – תכנן כעת את הדרך, את לוחות הזמנים, את האנשים השונים שמעורבים בלמידה.

   שקף והגדר לעובד את הפרמטרים, המגבלות והקשיים אשר עשויים לעלות במהלך ביצוע המשימה. במידה והעובד מבצע את המשימה לראשונה, הוא עשוי להזדקק לעזרתך בפתרון בעיות ועל כן עליך להגדיר כיצד עליו להתריע בפניך עליהן, וליידע אותו לגביי הזמינות בה תוכל לסייע לו.

   רצוי ליידע את הצוות והמקבילים על האצלת הסמכויות שניתנו לעובד המסוים ולהסביר כי כל בקשה שלו בנושא הקשור להאצלת הסמכויות, "כאילו נאמרה על ידך".שים לב כיאנו בונים תהליך הדרגתי של למידה – ניסיון – תוצאות – ובהתאם לתוצאות, בניית תוכנית פעולה עתידית.

לסיכום, זכור כי בעת האצלת סמכויות אנו למעשה משמרים את העובדים הטובים ביותר לטווח ארוך ומגדילים את התפוקה הניהולית והארגונית גם יחד. חשוב על עצמך כמנהל, כמה היית מוכן לעשות עבור הקלה על עומס העבודה, פניות שלך לדברים אחרים, העצמה ושימור הצוות ובמקביל עלייה בתפוקות וברווחי הארגון?

עכשיו, תהליך זה פשוט וישים מאי פעם.

טלפון:03-3730090/1/2  |    office@mitam-hr.org  |